Thème n°3 : Écrire, lire, classer

L’utilisateur du mail est tour à tour émetteur et destinataire. Pour un échange efficace, il faut s’exprimer de manière précise et concise. Il faut anticiper la façon dont le message sera perçu par le destinataire dans son propre environnement. Il faut encore organiser la sécurité de l’échange, assurer la confidentialité des données face aux menaces extérieures. Enfin, il faut classer.

VIDÉO 3A – Qui écrit @ qui ?

Le mail s’inscrit dans une relation entre l’émetteur et le destinataire. Que ce soit pour informer ou pour décider, il y a une responsabilité de l’émetteur qui signe le message, un enjeu de compréhension, une possibilité de contestation. Richard Cazeneuve conclut : À risques bien compris, e-mails bien écrits !

VIDÉO 3B – Typologie des courriers (et courriels)

Un courrier est un fait juridique. Un courriel aussi. Marie-Anne Chabin présente quatre types de courriers papier traditionnels que l’on retrouve aujourd’hui sous forme électronique, et complète la liste avec deux nouveaux types de messages dont le numérique a favorisé le développement.

VIDÉO 3C – L’utilisateur autodidacte face à la messagerie

Anna Lezon Rivière s’intéresse au comportement, à la posture des utilisateurs face à la messagerie électronique. En s’appuyant sur les études de chercheurs (voir la bibliographie en fin de vidéo), elle analyse les usages et les attitudes parfois contradictoires dans l’entreprise..

VIDÉO 3D – Règles de base pour écrire un mail

Anne-Cécile Bouscary expose les règles fondamentales pour écrire un « bon » mail : objectivité, concision, choix des destinataires, précision, relecture. Et de commencer par se demander s’il faut écrire ce message. Philippe Bazin recommande une communication proportionnée à l’objet.

VIDÉO 3E – Le mail en Amérique, en Europe, au Japon

Le mail est universel mais il y a des différences culturelles dans son usage. Nathalie Morand-Khalifa explique comment, dans un groupe international tel que L’Oréal, l’utilisation de la messagerie et la rédaction des mails diffère entre l’Europe, les États-Unis et le Japon.

VIDÉO 3F – Prudence : tout mail peut être lu…

Cette vidéo revient sur les risques liés à une mauvaise interprétation d’un message. C’est que, dit Fernando Lagraña, le mail est un mode de communication assez pauvre et cela favorise une lecture positive ou négative. Plusieurs anecdotes le confirment.

VIDÉO 3G – Conseils pour un courrier électronique efficace

Choix des destinataires, objet du message, style courtois, identification et signature, usage modéré des retransmissions, bref, il est recommandé de « faire tourner sept fois sa souris sur son tapis » dit Anne Burnel. L’imprudence n’est pas efficace et accroit la surcharge informationnelle.

VIDÉO 3H – Pratiques de lecture des mails

Panel de témoignages de managers et responsables d’entreprise : la lecture des mails est un sujet important, indissociable de l’action, de la réponse, de la prise de décision, de l’organisation des dossiers et du classement, en fonction des outils disponibles.

VIDÉO 3I – Exemples de maîtrise des mails dans les organisations

Témoignages sur l’impact du mail dans les juridictions et les organisations. Pratique des boîtes génériques ou fonctionnelles, notamment à l’Agence de services et de paiement avec sa charte du bon usage de la messagerie.

VIDÉO 3J – Sécuriser sa messagerie électronique

Se protéger avec un mot de passe, sécuriser l’identification de l’émetteur, et assurer la confidentialité des données par le chiffrement, explique Eric Laurent-Ricard. Attention à ne pas traiter des sujets sensibles dans les transports en commun et être prudent avec les Webmails, rappelle l’ANSSI.

VIDÉO 3K – Confidentialité du mail: recommandations de l’ANSSI

Cyrille Tesser présente les recommandations de l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information, par exemple face aux pièces jointes qui peuvent contenir un virus, et revient sur le chiffrement des messages sur le plan technique et organisationnel.

VIDÉO 3L – Faut-il classer les mails?

Les moteurs de recherche ne dispensent d’avoir un classement, affirme Bruno Danvin. Pourquoi ? À quoi sert de classer ses mails ? À bien d’autres choses qu’à les retrouver, expliquent Anne BURNEL, Marie LAPERDRIX et Louise MERZEAU.

Voir les autres thématiques du MOOC

1. Le phénomène mail
2. Le mail, un objet à risque
3. Écrire, lire, classer
4. Conserver / détruire
5. Le mail est-il gouvernable ?