Thème n°4 : Conserver / détruire
La quantité croissante impose l’archivage ou la destruction. La conservation des mails doit être motivée et associée à des règles de gestion du cycle de vie. Se pose aussi le choix d’organisation de cette conservation, avec quels outils ? Témoignages d’entreprises sur la gestion des mails. Récits de bonnes pratiques individuelles. Exemple d’archivage historique de messagerie.
VIDÉO 4A – De plus en plus de messages électroniques
Fernando Lagraña et Louise Merzeau s’interrogent sur les conséquences de la quantité croissante des messages : d’un côté la technologie peut aider à limiter la masse, grâce aux filtres par exemple ; de l’autre le besoin de conserver certains messages conduit à l’archivage.
VIDÉO 4B – Détruire ou archiver les mails: une priorité
L’archivage des mails est une nécessité managériale. Il faut prendre en compte les exigences des investigations légales, le besoin de tracer les décisions, l’urgence d’instaurer des règles pour éviter le « bazar ». Et il faut assurer la transmission des informations à son successeur.
VIDÉO 4C – Au fait, archiver un mail, c’est….
Pour archiver un mail, cliquer sur bouton “archiver” dans le menu du logiciel de messagerie ne suffit pas ! Comme pour tout document, il faut pouvoir garantir une conservation pérenne et intègre, mais aussi savoir replacer le message dans son contexte (les autres messages, les pièces jointes…).
VIDÉO 4D – Durées et modalités de conservation des courriels
Existe-t-il une durée de conservation particulière pour les mails ? Non. Le temps pendant lequel tel message devra être conservé dépend de son contenu et du dossier ou du processus associé. La question est celle de la valeur des documents décrits dans un référentiel de conservation.
VIDÉO 4E – Les outils de messagerie électronique: l’utilisateur oublié?
Plusieurs témoignages s’accordent à dire que les les fonctionnalités des outils de messagerie ne répondent pas ou répondent mal aux attentes des utilisateurs individuels. Il est notamment difficile de migrer d’un outil à l’autre, ou d’archiver (au sens complet du terme) les messages.
VIDÉO 4F – Pas de norme d’archivage des messageries
Il n’existe pas de normes, managériale ou technique, spécifiques pour l’archivage des mails. Il existe des formats normalisés pour la conservation des pièces jointes mais pas pour les formats eux-mêmes. L’archivage des mails relèvent essentiellement des bonnes pratiques.
VIDÉO 4G – Dématérialisation du courrier et archivage des mails
Marie-Anne Chabin souligne le poids du support, papier ou électronique, dans la façon de gérer le cycle de vie du courrier en entreprise : des projets numérisation du courrier papier d’un côté, un « archivage » des mails de l’autre, alors qu’il s’agit en bonne partie des mêmes contenus.
VIDÉO 4H – Faut-il conserver les mails dans un système à part ?
James Lappin expose les deux approches, opposées, de l’archivage des e-mails dans les pays anglo-saxons : soit transférer les messages dans un système d’archivage avec tous les autres documents archivés, soit traiter la messagerie comme un système d’archivage (USA).
VIDÉO 4I – Archiver un compte de messagerie ou une sélection de mails?
Collecte ciblée de la correspondance électronique des dirigeants. Présentation du projet Capstone de la NARA (National Archives and Records Administration des États-Unis) par Marie Laperdrix et par James Lappin.
VIDÉO 4J – Gérer les mails: témoignages d’entreprises
Le projet d’archivage des mails engageants chez Bouygues Construction. La charte du bon usage de la messagerie de l’Agence de services et de paiement. Bonnes pratiques de gestion des mails des top managers chez L’Oréal.
VIDÉO 4K – Pratiques de lecture et de classement des courriels
Anne Burnel expose sa pratique de la messagerie électronique au quotidien. Marie-Anne Chabin témoigne de son organisation pour la lecture, la sauvegarde, le classement et l’archivage de 7 Go de messages.
VIDÉO 4L – Pratiques de tri automatisé des messages électroniques
Jean-Loup Queinec a organisé sa messagerie avec des filtres et des dossiers thématiques. Aurélien Conraux explique l’importance des filtres pour une boîte de réception presque vide et une gestion des mails au travers d’autres outils : le B-A-BA de la messagerie électronique.
VIDÉO 4M – Quelle place pour les mails dans les archives historiques ?
Présentation par Marie-Anne Chabin du projet d’archivage des e-mails de la doyenne de l’Université de Princeton (USA) en 2015 à des fins historiques : méthode, résultats, conclusion.
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Il regroupe plus de trente intervenants :
- l’équipe pédagogique du CR2PA
- des experts, des enseignants, des responsables de projet, des chefs d’entreprise
- des étudiants qui apportent leur témoignage.
Abécédaire
Le MOOC sera accompagné d’un abécédaire particulièrement original : vingt-six vidéos de A à Z pour commenter les notions caractéristiques ou fondamentales autour du mail et de ses usages.
Les Serres d’Eupéa
Le MOOC sera suivi par une étude de cas où les personnes qui ont suivi le MOOC Bien archiver : la réponse au désordre numérique sur FUN en 2015 retrouveront la suite des aventures des Serres d’Eupéa et de ses sympathiques personnages.
