Thème n°5 : Le mail est-il gouvernable ?
Quel que soit l’outil de communication et quel que soit le comportement de l’utilisateur, dès lors que la correspondance sous forme de mail, ou plus largement dès lors que l’échange numérique engage la responsabilité de l’entreprise, celle-ci doit fixer les règles du jeu et former les collaborateurs à la maîtrise de ces traces, selon les principes de l’archivage managérial proposés par le CR2PA.
VIDÉO 5A – La familiarité du mail en question
La plupart des collaborateurs rédigent les courriels dans un style libre, sans formalisme particulier et pourtant bon nombre de messages engagent l’entreprise et peuvent devenir « pièce à conviction ». Les étudiants témoignent de leur sérieux dans l’utilisation de la messagerie.
VIDÉO 5B – Maîtriser le mail : un enjeu de management
Fernando Lagraña présente les trois profils-types d’individus face au mail dans la vie professionnelle. Vincent Claudon raconte son utilisation du mail, en tant que décideur et ce que cela a changer dans le quotidien de son organisation.
VIDÉO 5C – Former à la messagerie: une exigence pour l’entreprise
Anne-Cécile Bouscary expose les types d’action possibles pour sensibiliser l’ensemble des collaborateurs au bon usage de la messagerie. Une phrase-clé prononcée par Fernando Lagraña : la gestion des mails est une question managériale et non une question de technologie !
VIDÉO 5D – Le mail et les autres outils de communication: à chacun son rôle
Le mail n’est pas le seul outil de communication pertinent dans l’entreprise. Présentation du rôle de la messagerie instantanée, de Twitter, des réseaux sociaux, les outils collaboratifs, avec les avantages et les inconvénients de chacun.
VIDÉO 5E – Répondre à l’accélération technologique par la conduite du changement
Ralentir ou maîtriser le rythme des technologies est impossible : c’est ce qu’explique Jean-François Perret, sur la base de son expérience, pour conclure que ce qui est essentiel est bien la conduite du changement et la formation des utilisateurs, en s’accommodant des outils disponibles.
VIDÉO 5F – Autorégulation et autodiscipline face au tsun@mi
Louise Merzeau, Fernando Lagraña et Pierre Fonlupt évoquent, chacun avec sa vision, comment l’usage du mail peut être régulé par les utilisateurs eux-mêmes, qui vont fixer leurs propres règles et s’autodiscipliner en suivant des codes de bonne conduite.
VIDÉO 5G – La génération Y, les mails et l’hygiène numérique
Le comportement de l’utilisateur face aux mails est-il une question de génération ? Témoignages croisés des étudiants, des professionnels responsables de projet de gestion documentaire et d’archivage et d’experts. Conclusion : hygiène numérique pour tous !
VIDÉO 5H – Pour les mails aussi, l’archivage managérial est la solution
On trouve dans cette vidéo l’explication de l’origine de ce MOOC : risques liés à la dangerosité du mail qui échappe facilement aux « châteaux-forts » informatiques, prise de conscience que la réponse est managériale et non technologique, responsabilité des dirigeants de définir une politique.
VIDÉO 5I – Les adhérents du CR2PA témoignent de la gouvernance du mail
Témoignages de bonnes pratiques de gouvernance et d’archivage des mails par les adhérents du CR2PA : Christophe Binot (Groupe Total), François-Xavier Ferrario (BPIFRANCE), Nathalie Morand-Khalifa (L’Oréal), Jean-Loup Queinec (ASP), Franck Astolfi (Bouygues Construction), Florent Vincent (Thales Systèmes Aéroportés), François Delion (Bouygues Telecom).
VIDÉO 5J – Et si le mail disparaissait ?
La question de la disparition ou non mail est sous-jacente tout au long de ce MOOC.
Les avis sont nuancés selon les profils et selon les expériences.
Une chose est sûre : les outils de communication et leurs usages vont évoluer.
VIDÉO 5K – Le mail, outil de correspondance universel et échange engageant
Le mail reste le support d’un échange, d’une correspondance et la correspondance importante ou engageante doit être archivée. L’outil peut évoluer ; c’est la valeur de l’information, son contenu, et le risque de sa perte éventuelle qui compte. C’est bien le discours du CR2PA !
Voir les autres thématiques du MOOC
Il regroupe plus de trente intervenants :
- l’équipe pédagogique du CR2PA
- des experts, des enseignants, des responsables de projet, des chefs d’entreprise
- des étudiants qui apportent leur témoignage.
Abécédaire
Le MOOC sera accompagné d’un abécédaire particulièrement original : vingt-six vidéos de A à Z pour commenter les notions caractéristiques ou fondamentales autour du mail et de ses usages.
Les Serres d’Eupéa
Le MOOC sera suivi par une étude de cas où les personnes qui ont suivi le MOOC Bien archiver : la réponse au désordre numérique sur FUN en 2015 retrouveront la suite des aventures des Serres d’Eupéa et de ses sympathiques personnages.
